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Animation éditoriale, gestion et mises à jour

Direction de la communication Monsieur Olivier Berlioux Tél. : 33 (0) 4 66 76 70 44

Direction générale des services municipaux Monsieur Christophe Madalle Tél. : 33 (0) 4 66 76 70 01

Réalisation technique Société ATONIS Technologies

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Conditions générales d’utilisation des démarches en ligne ou en guichet et du compte personnel

Conditions générales d’utilisation des démarches en ligne ou en guichet et du compte personnel

1 – Définition et Objet des démarches en ligne

La ville de Nîmes met en place un télé-service pour permettre aux usagers de lui adresser par voie électronique des demandes, déclarations, documents ou informations et à l’administration de leur répondre par la même voie.

Par «usager», il convient d’entendre les personnes amenées à utiliser le service dans les secteurs listés à l’article 1 de l’arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par certaines collectivités de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d'un ou de plusieurs télé-services de l'administration électronique.

Lorsque l’usager choisit de saisir l’administration par voie électronique et que le télé-service propose un process dématérialisé de démarche en ligne, l’usager doit utiliser ce process pour réaliser cette démarche.

L’utilisation du service est gratuite. L’usage de la langue française est obligatoire.

Conformément aux dispositions de l’article L.112-9 du Code des relations entre le public et l’administration, les présentes conditions générales s’imposent à tout usager du service. L’utilisation du service est ainsi subordonnée à l’acceptation par l’usager des présentes conditions générales d’utilisation, et, le cas échéant, des conditions spécifiques propres à chacune des démarches administratives proposées.

Les conditions d’utilisation du service s’inscrivent dans le cadre des textes législatifs et règlementaires en vigueur relatifs aux différentes démarches administratives et aux relations entre le public et l’administration dont les principaux sont listés à l’article 7.

Certaines démarches en ligne sont déployées dans le cadre de conventions avec des organismes partenaires mettant à disposition des collectivités territoriales des solutions de démarches en ligne. (comme par exemple la Direction Générale des Finances Publiques DGFIP, la direction interministérielle de la transformation publique (DITP) et la direction chargée du numérique et des systèmes d'information et de communication de l'État (DINSIC) ;

Lorsqu’il accède aux services en ligne des Organismes Partenaires, l’usager de la démarche en ligne est soumis aux conditions générales d’utilisation spécifiques au service en ligne utilisé. Chaque Organisme Partenaire est responsable des services qu’il propose.

Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

Les démarches en ligne (ou E-démarches) sont un point d'accès vers les démarches administratives proposées par la Ville de Nîmes. Ainsi les usagers bénéficient d’un moyen privilégié pour faire leur démarche, qui vient compléter les possibilités déjà existantes dans le cadre des différents services pour effectuer lesdites démarches (en guichet d’accueil, par courrier postal,  par téléphone, par fax etc.).

Les usagers peuvent ainsi saisir en ligne les formulaires administratifs, effectuer un paiement en ligne, transmettre une demande en ligne etc...

L’ensemble des démarches en ligne constitue un bouquet de démarches en ligne. L’objectif poursuivi est de simplifier et moderniser les démarches des usagers.

L’ensemble de ces téléservices peuvent disposer de sites dédiés accessibles directement depuis nimes.fr ainsi que sur d'autres sites institutionnels de la Ville de Nîmes.

 

2 – Fonctionnalités de certaines démarches en ligne ou en guichet

La mise en place du télé-service permet aux usagers d’accomplir et simplifier ses démarches administratives auprès de la collectivité. Par son utilisation, l’usager pourra bénéficier pour certaines prestations municipales (ex : inscription scolaire, en ALAé, Intervention sur l’Espace Public, Numérotation voirie…) de : 

  • un porte document, permettant à l’usager de stocker ses pièces justificatives afin de les utiliser dans le cadre d’une ou plusieurs démarches, 
  • une visibilité globale et du suivi de l’ensemble de ses démarches en cours : A/R, mise à jour selon le statut du traitement de la demande, possibilité de fournir une nouvelle version d’un document erroné sur sollicitation de l’administration, stockage des documents issus de l’administration.

Dans le cadre de l’utilisation du télé-service, les échanges entre l’administration et l’usager (communication, alertes…) sont réalisées par mail.

 

3 – Modalité d’utilisation des services 

3.1 - Compte personnel

En complément du bouquet de démarches en ligne, la Ville de Nîmes offre aux usagers la possibilité de se créer un « Compte personnel ». L’usager y enregistre ses données personnelles usuelles (nom, adresse, etc.) pour simplifier la saisie des formulaires administratifs grâce à une fonctionnalité de pré-remplissage pour toutes les démarches qui ne sont pas externalisées (le pré-remplissage ne peut être utilisé pour les démarches TIPI ou Service-public.fr par exemple).

L’utilisation du compte personnel est obligatoire pour certaines démarches en ligne.

Toute personne peut se créer un compte personnel. Lors de la création du compte, l’usager choisit un identifiant et un mot de passe. Pour rappel, un mot de passe est considéré comme robuste s'il est composé d'au moins 12 caractères de type différent (minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux). Il est également recommandé d'utiliser un mot de passe unique pour chaque service et sans lien avec le propriétaire (nom de famille, date de naissance etc.). L’usager s’engage à en préserver la confidentialité et avertit immédiatement la Ville de Nîmes de toute utilisation non autorisée de ces informations en précisant l'identifiant de son compte espace personnel (par mail auprès de dpd@ville-nimes.fr ou par courrier à l'adresse suivante : Ville de Nîmes– Direction des Systèmes d'Information - Place de l'Hôtel de Ville, 30033 NIMES Cedex 9), la Ville de Nîmes ne pouvant être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation du mot de passe et du numéro de dossier par une personne non autorisée.

La Ville de Nîmes se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte personnel faisant l’objet d’une utilisation illicite ou frauduleuse.

Par ailleurs, dans le cadre d'un conventionnement avec la DITP et la DINSIC, la Ville de Nîmes propose aux usagers qui le souhaitent de s'identifier en utilisant le téléservice du DITP et de la DINSIC dénommé France Connect et de procéder ainsi à leur authentification numérique. Les données d'authentification sont les prénom-nom-date de naissance-sexe de l'usager.

Outre l'authentification, ce dispositif permet une identification à la fois simplifiée et unifiée aux multiples sites web des organismes publics ayant recours à un seul compte généré par France Connect.

 

3.2 - Modalités d'utilisation des démarches en ligne et du compte personnel

Outre les renseignements demandés pour la création du compte personnel, l’usager du Service, dans le cadre de ses démarches, fournit une adresse électronique valide et il est responsable de sa mise à jour. Sauf mention expresse de l’usager, la Ville de Nîmes adresse les accusés-réception, réponses, documents et informations à l’usager par voie électronique à cette adresse. La Ville de Nîmes ne peut être tenue pour responsable si une information n’est pas parvenue à l’usager car l’adresse fournie est incorrecte ou obsolète.

L’utilisation d’une démarche en ligne est gratuite hors coûts de connexion. Elle s’effectue dans le cadre des dispositions législatives ou réglementaires en vigueur relatives aux différentes démarches administratives et entre les autorités administratives.

Pour effectuer une demande, l’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci en y joignant éventuellement les pièces nécessaires au traitement de sa demande aux formats pdf, jpg, jpeg, png, doc et docx. Dans le cas où, le Service affiche à l’écran un récapitulatif des éléments renseignés par l’usager afin que celui-ci puisse les vérifier et les confirmer. La confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci.

Après transmission, un accusé de réception de la demande est immédiatement envoyé à l’adresse électronique fournie ; si cet accusé n’y est pas reçu dans les 5 heures, l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte. Avant de la reformuler, l’usager doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de son adresse électronique.

Les démarches en ligne sont disponibles sur le site internet de la Ville de Nîmes.

L’utilisation de la prise de RDV par internet a fait l’objet d’un avis favorable de la CNIL (N° 1670449).

L'utilisation de l'ensemble des téléservices a fait l'objet d'une déclaration simplifiée et d'un avis favorable de la CNIL par récépissé N°1892823V0 le 2 octobre 2015.

L’utilisation du compte personnel ainsi que l'utilisation de France Connect, de la même manière, est facultative et gratuite hors coûts de connexion.

 

4 - La liste des justificatifs de domicile recevables suivante est valable pour toute démarche portée par la Ville de Nîmes, réalisée en ligne ou en guichet :

Justificatifs de domicile de moins de 3 mois : 

  • Facture ou Attestation de contrat électricité ou gaz ou eau mentionnant le bénéficiaire et l'adresse desservie
  • Attestation CAF
  • Attestation ou relevé organisme de sécurité sociale (CPAM, MSA…)
  • Attestation d'assurance habitation locative
  • Attestation d’assurance habitation propriétaire occupant

 

Pour les cas particuliers :

primo-arrivants, réfugiés et demandeurs d’asile : attestation de prise en charge par une association, structure, organisme humanitaire d’entraide sociale.

 

5 – Pré-requis techniques

L’utilisation d’une démarche en ligne requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session (cf politique de gestion des cookies). Afin de garantir un bon fonctionnement des démarches en ligne, il est conseillé d’utiliser un navigateur web à jour. La collectivité met tout en œuvre afin que les démarches en ligne soient compatibles avec la plupart des navigateurs et plateformes actuels (Mac et Pc), notamment avec Internet Explorer (version 9 et supérieures), Firefox (version 3 et supérieures), Safari et Chrome. Cependant la collectivité ne saurait être tenue pour responsable de certains dysfonctionnements pouvant apparaitre en fonction du navigateur, de sa version ou configuration et de la plateforme utilisée, et ce, notamment sur les services spécifiques externalisés.

 

6 - Disponibilité et évolution du Service

Les démarches en ligne sont disponibles 7 jours sur 7, 24h sur 24h. La collectivité dispose d’un plan de continuité d’activité pour permettre une continuité de service où le cas échéant, la remise en fonctionnement dans les meilleurs délais possibles. Quelques démarches en ligne cependant ne sont « ouvertes » que durant une période définie du fait de l’activité qu’elles traitent, cette période d’ouverture de la démarche en ligne est alors précisée à l’usager.

Les démarches en ligne sont disponibles sur le site internet de la Ville de Nîmes. Celle-ci se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, une démarche en ligne pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. En cas d’indisponibilité de la démarche en ligne, l’usager en est informé et est invité à effectuer sa démarche par la voie traditionnelle. L’indisponibilité de la démarche en ligne ne donne droit à aucune indemnité.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées aux différentes démarches en ligne ou au compte personnel, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

Par ailleurs, pour les espaces personnels non certifiés France Connect, l'usager peut modifier toutes les informations de son espace personnel directement en ligne (nom, adresse, date de naissance etc.), hormis son identifiant (email). Pour les espaces personnels certifiés France Connect, l'usager peut modifier les informations de son espace personnel directement en ligne hormis ses noms, prénom et date de naissance. Pour ces données, les droits d'accès, suppression et rectification peuvent être exercés dans les conditions fixées dans les modalités d'utilisation du téléservice de la DITP et la DINSIC auprès de : 

  • la Direction Interministérielle des Systèmes d'Informations et de Communication située 39-43, quai André-Citroën, 75015 Paris par voie postale 

La Ville de Nîmes s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen d’une démarche en ligne ou du compte personnel, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

Les informations transmises par l’usager restent sous son contrôle. Il peut à tout moment les modifier ou les supprimer.

L’usager peut choisir de supprimer toutes les informations de son compte en supprimant son compte personnel selon les modalités précisées ci-dessus. Il peut aussi à tout moment désassocier son compte de France Connect.

Seules sont conservées les informations permettant de répondre à d’éventuelles contestations et aux besoins statistiques du service.

 

7 - Engagements et responsabilité

La Ville de Nîmes s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Les données transmises aux services en ligne des Organismes Partenaires restent de la responsabilité de l’usager, même si celles-ci sont transmises par les moyens techniques mis à disposition dans le site internet de la Ville de Nîmes.

De son côté, l’usager d’une démarche en ligne s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation d’une démarche en ligne, que des informations exactes, à jour et complètes pour lui-même et pour autrui. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, la Ville de Nîmes se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Conformément aux dispositions de l’article 4 de l’ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005, les présentes conditions générales s’imposent à tout utilisateur des démarches en ligne et du compte personnel.

Toute utilisation des démarches en ligne et du compte personnel suppose la consultation et l’acceptation préalable des présentes conditions générales d’utilisation (CGU). Dès lors qu’il utilise une démarche en ligne l’usager est présumé avoir pris connaissance et s’engager à respecter l’ensemble des prescriptions définies au sein des présentes CGU.

Protection des données à caractère personnel

Protection des données à caractère personnel

Responsable de Traitement, la Ville de Nîmes est amenée à collecter des données à caractère personneli dans le cadre de ses missions de service public.

Les données recueillies sur le site résultent de la communication volontaire de données à caractère personnel par les visiteurs. Ces données ainsi recueillies ne servent qu’à transmettre les éléments d’informations liés aux demandes, aux missions effectuées et prestations réalisées dans le cadre des téléservices et ou services assurés par la Ville de Nîmes et ses établissements ou aux espaces personnels.

Les bases légales correspondant au traitement de ces données reposent, en fonction du traitement concerné, sur :

  • le consentement des personnes concernées,
  • le respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis
  • l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice d’autorité publique dont est investi le responsable du traitement,
  • l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie

La Ville de Nîmes conserve de manière confidentielle les données le temps nécessaire au traitement de la saisine ou de la demande et dans le respect des délais légaux en vigueur.

Toute personne physique peut faire valoir les droits suivants concernant ses données personnelles auprès du Délégué à la Protection des Données de la Ville :

  • Droit d’accès
  • Droit de rectification
  • Droit de limitation du traitement
  • Droit d’opposition au traitement
  • Droit d’effacement
  • Droit à la portabilité
  • Droit à ne pas faire l'objet d'une décision entièrement automatisée

En savoir plus : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

L’exercice de ces droits est soumis à la présentation d’un justificatif d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité, passeport…).

Vous devez également préciser dans votre demande les modalités de réception des données souhaitées, sachant que par défaut toute demande adressée par format électronique sera traitée par la même voie. Vous pouvez effectuer votre demande :

  • sur le site internet de la Ville de Nîmes par le biais de la démarche en ligne
  • directement à l'adresse dpd@ville-nimes.fr

  • directement à l’accueil de l’hôtel de Ville ou des Mairies annexes du Mas de Mingue et de Pissevin, en remplissant le formulaire de demande d’exercice des droits disponible auprès des agents d’accueil

La Ville de Nîmes dispose d’un mois pour vous répondre à compter de la réception de votre demande, ce délai pouvant être prolongé de 2 mois en cas de demande particulièrement complexe.

Vous disposez également de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), autorité nationale de contrôle.

 

i Tout ce qui est rattachable à une personne physique -qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique : noms, prénoms, date de naissance, n° client, n° de sécurité sociale, plaque d’immatriculation, photo, vidéo, voix, adresse IP, habitudes de vie, segmentation démographique, etc.

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