Assistant(e) de Cabinet (H/F)

Cabinet du Maire

Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle

Adjoints administratifs territoriaux

Sous l’autorité du Directeur de Cabinet, vous avez en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions. Vous conduisez la gestion administrative et matérielle de l’activité du Directeur de Cabinet. Vous lui apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion des plannings, d’organisation des réunions, de communication, d’information, d’accueil, de suivi du courrier, d’organisation des déplacements et d’élaboration des dossiers de travail. Pour mener à bien ces missions, vous sollicitez régulièrement l’ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.

Missions principales :

• Accueil physique et téléphonique des administrés, premier filtre sur la gestion des demandes, évaluation des urgences, priorisation de l’activité
• Gestion et suivi des courriers et mails adressés au Directeur de Cabinet
• Gestion des invitations adressées au Directeur de Cabinet
• Gestion de l'agenda, des rendez-vous et réunions du Directeur de Cabinet
• Courriers, invitations, mailing, rapports, prise de notes
• Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
• Rédaction divers courriers et rapports

• Connaissance du fonctionnement des différents services
• Sens de l'organisation
• Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
• Savoir mesurer l’urgence et prioriser
• Autonomie, disponibilité, rigueur, discrétion et écoute
• Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Internet, gestion boites mail, agenda…)
• Prise de notes, établissement de rapports de synthèse
• Grande capacité relationnelle
• Loyauté
• Disponibilité, adaptabilité
• Qualité dans l’expression orale et écrite

Hôtel de Ville, Nîmes