Secrétaire d'élu(e)s (H/F)
Direction
Secrétariat général
Statut
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
Cadre d'emploi
Adjoints administratifs territoriaux
Missions
Sous l'autorité du Chef de pôle Secrétariat des élus, vous accompagnez un ou plusieurs élus dans l'exercice quotidien de leurs fonctions. Véritable interface entre les élus, les services de la collectivité et les administrés, vous contribuez à la qualité du service public grâce à votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre discrétion.
Vos principales missions
Au quotidien, vous assurez un rôle essentiel de coordination et d'assistance :
- Accueillir les administrés, physiquement et par téléphone, en apportant un premier niveau de réponse, en évaluant les urgences et en orientant les demandes.
- Gérer, suivre et prioriser les courriers, courriels et sollicitations adressés aux élus.
- Organiser et suivre les invitations, les déplacements, les rendez-vous et les réunions.
- Assurer la gestion de l'agenda des élus en veillant à l'optimisation de leur emploi du temps.
- Rédiger des courriers, invitations, comptes rendus, rapports et divers documents administratifs.
- Préparer, suivre et mettre à jour les dossiers confiés aux élus.
- Assurer le lien entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires institutionnels et les administrés.
- Garantir le suivi administratif des dossiers dans le respect des délais et des procédures.
Compétences
- Connaissance du fonctionnement des différents services
- Sens de l'organisation
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Savoir mesurer l’urgence et prioriser
- Autonomie, disponibilité, rigueur, discrétion et écoute
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Internet, gestion boites mail, agenda…)
- Prise de notes, établissement de rapports de synthèse
- Grande capacité relationnelle
- Loyauté
- Disponibilité, adaptabilité
- Qualité dans l’expression orale et écrite
Lieu
Hôtel de Ville, Nîmes
Informations supplémentaires
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter :
Mme Julie Tuffenis, Chef de pôle Secrétariat des Elus - 04.66.76.51.26